Повідомлення у соціальних мережах та на електронній пошті завжди відволікають від важливих справ. Тому важливо правильно організувати свій підхід до роботи з e-mail.
"Час – це найцінніший ресурс, який не відновлюється. Перевірка пошти та спілкування у соціальних мережах крадуть наш час. Це впливає на результативність праці. Саме тому потрібно вміти планувати та організовувати свій час. Так можна збільшити продуктивність праці та вивільнити більше годин для відпочинку", - каже Gazeta.ua бізнес-тренер із тайм-менеджменту, керівник компанії "Квадрат Зданевича" Михайло Зданевич.
Фахівець дає 5 порад, як правильно користуватися електронною скринькою.
1. Від професійної зайнятості та обов᾽язків залежить, як часто потрібно опрацьовувати листи у поштовій скриньці. Головне, особисто для себе конкретизувати час та визначити кількість "заходів" на пошту. До прикладу, виділяйте по півгодини зранку та ввечері на роботу з електронною поштою. Це допоможе правильно організувати робочий день і не відволікатися впродовж дня на перегляд пошти. Винятки можна робити тоді, коли ви чекаєте на конкретний лист. Але навіть тоді важливо обумовити з відправником час, щоб не перевіряти часто пошту.
2. Листи слід опрацьовувати відразу: прочитали, зберегли необхідну інформацію, відповіли або позначили як "спам". Непотрібні листи варто відразу видаляти, щоб не засмічувати скриньку.
3. Багато поштових серверів дозволяють створювати папки для сортування повідомлень. Створіть кілька тематичних папок, до прикладу, "Робота", "Проект", "Особисте" тощо і зберігайте туди усі необхідні листи. Це – зручно.
4. З усіма повідомленнями потрібно працювати в одному місці. Це зекономить час, адже не потрібно заходити у різні акаунти. Щоб оперативно реагувати на листи, налаштуйте переадресацію на одну поштову скриньку.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Як навчитися правильно розподіляти час – 7 порад
5. Архівація – корисна функція електронної пошти. Якщо у листі важлива інформація – архівуйте повідомлення. Воно збережеться, а знайти його можна, скориставшись функцією пошуку. Таким чином у "вхідних листах" можна лишати тільки ті повідомлення, на які потрібно відповісти за короткий проміжок часу. Архівація допоможе не накопичувати листи у папці "Вхідні".
Вислів "Точність - ввічливість королів" підкреслює важливість пунктуальності навіть для перших осіб. Утім людей, які люблять спізнюватися, ця фраза не дуже турбує. Багато з них вважають, що ця риса у них закладена з дитинства і змінити це дуже важко. Але це не так, переконані фахівці.
5 
4069
Коментарі